L’ASSOCIÉ – Une entreprise qui s’est développée 100 % à distance

L’ASSOCIÉ – Une entreprise qui s’est développée 100 % à distance

 

Si pour beaucoup d’entreprises le télétravail est une nouvelle réalité, certaines entreprises elles fonctionnent en télétravail depuis longtemps et se sont véritablement approprié cette formule. C’est le cas de l’entreprise L’ASSOCIÉ, qui œuvre à 100 % en télétravail depuis plus de 13 ans! Une décision très audacieuse, que la présidente n’a jamais regrettée.

J’ai eu le grand plaisir de m’entretenir avec Sara Lamothe, présidente de l’entreprise, afin de lui poser plusieurs questions. Une entrevue qui fut non seulement intéressante, mais aussi instructive! Elle partage entre autres son expérience, ses apprentissages, la façon dont l’entreprise encourage l’esprit d’équipe et la collaboration à distance, et plus encore.

J’ai notamment beaucoup aimé l’idée d’inclure des questions d’entrevue afin d’évaluer dès le début si l’employé se sent à l’aise avec ce mode de travail. De façon réaliste, le télétravail n’est effectivement pas pour tout le monde. Nous avons aussi discuté de télétravail à l’étranger, de flexibilité, de gestion par résultats, et ainsi de suite.

Une entrevue très intéressante pour quiconque souhaite sortir du cadre et amener l’expérience de télétravail à un autre niveau.

Bonne lecture!

 

Entrevue 

 

Stéphanie : Sara, peux-tu nous présenter L’ASSOCIÉ et nous expliquer ce que vous faites concrètement?

Sara : Chez L’ASSOCIÉ, on est spécialisés en gestion d’associations, principalement de professionnels, comme des regroupements de pharmaciens, d’infirmières, d’ingénieurs, de mécaniciens, de gens spécialisés en immobilier commercial, en ressources humaines, bref des regroupements de personnes qui deviennent membres (adhésion volontaire) pour réseauter, pour avoir accès à de la formation spécialisée, pour faire partie d’une communauté de pratique. Ce sont des associations à but non lucratif. Certaines de ces associations ont des employés en poste pour en assurer la gestion, mais la grande majorité n’en a pas. L’ASSOCIÉ offre un service d’impartition pour assurer les opérations à plusieurs niveaux. On a vraiment la complète gamme de services pour bien gérer une association, de la communication à la comptabilité, le soutien aux membres, le soutien au conseil d’administration pour l’aspect gouvernance de l’association, la logistique événementielle… les associations vivent beaucoup de l’organisation d’événements et de formations. On fait également le développement des affaires, par exemple la recherche de partenariats pour assurer la pérennité et le financement des associations. Et il y a un petit nouveau à la gamme de services, en 2019 on a fondé une division web destinée à la refonte et au développement de sites Internet spécialisés aux besoins des associations.

Stéphanie : J’imagine que L’ASSOCIÉ n’a pas commencé avec une offre aussi élaborée. Est-ce que tu peux nous parler de la croissance de l’entreprise à travers les années?

Sara : Bien sûr! On a une croissance moyenne de 40 % par année depuis la fondation de l’entreprise en 2010. Donc, c’est un rythme de croissance assez soutenu, je ne vous le cacherai pas! Mais on a une excellente structure qui nous permet de bien supporter une telle croissance, année après année. L’engagement client est extrêmement fort chez L’ASSOCIÉ. Dès le départ, on a beaucoup misé sur la croissance de nos clients, de sorte que lorsqu’ils grandissaient, eh bien nos mandats grandissaient également. Et puis, les clients satisfaits de nos services parlaient de nous à d’autres associations dans leur écosystème. C’est de cette façon que l’entreprise a beaucoup grandi, grâce au bouche-à-oreille et à la croissance organique. Et on a intégré le rôle de développement des affaires uniquement à l’été 2022, après douze ans d’existence.

Stéphanie : Wow! Donc j’imagine que votre équipe a grandi en même temps que l’entreprise? Peux-tu nous parler de l’évolution de l’équipe au fil des années?

Sara : Certainement! L’ASSOCIÉ, c’est aujourd’hui 30 employés, passionnés d’événementiel, mais de gestion d’associations aussi. Beaucoup d’entre eux ont aussi grandi avec l’entreprise. La croissance a amené la création de nouveaux postes. On a toujours promu par l’interne, donc offert des opportunités de développement et de promotion aux gens de l’équipe en priorité. À travers les années, on a bien évidemment eu, comme toutes les entreprises, des enjeux de rétention de talents. Mais je pense que, au final, on tire notre épingle du jeu très très bien, avec un taux de rétention qui est de loin supérieur à celui de la moyenne québécoise, de par nos valeurs qui sont vraiment en lien avec la flexibilité et la qualité de vie au travail.

Stéphanie : Vous êtes en télétravail depuis le tout début, ce qui veut donc dire que vous employez des gens d’un peu partout au Québec?

Sara : Exactement. Comme on dessert des associations provinciales et même des associations canadiennes, le fait d’être en télétravail nous aide beaucoup. Pour nous, dès le départ, le fait de desservir un territoire aussi vaste a fait en sorte que la formule du télétravail prenait tout son sens. Évidemment, on a une concentration importante d’employés dans la région métropolitaine, mais on a des employés à Saint-Jean-de-Matha, Québec, Gatineau, Sherbrooke, etc. On est vraiment dispersés sur l’ensemble du territoire québécois, et ça n’a jamais été un enjeu. Et puis, comme on grandit en télétravail et que, justement, on n’a pas cette barrière géographique pour le recrutement, on recrute exclusivement en fonction de l’expertise et du fit avec l’équipe. Et on ne peut plus aujourd’hui dire qu’on aurait pignon sur rue. Ce serait une utopie de croire que les gens se déplaceraient à raison d’une fois par semaine ou d’une fois par mois à un bureau! On investit plutôt sur des journées d’équipe, des journées corporatives, des événements rassembleurs qui nous aident concrètement à bâtir la cohésion d’équipe.

Stéphanie : Est-ce que le fait que vous soyez complètement en télétravail attire un type de personnes en particulier, par exemple des gens plus jeunes, ou des employés plus expérimentés?

Sara : En fait non, le télétravail attire tous les âges, toutes les générations. Beaucoup de personnes ont un intérêt pour le télétravail, surtout depuis la pandémie, mais ça prend un certain profil d’individu. Quand on fait un affichage de poste, on a la chance de recevoir de nombreuses candidatures, et le télétravail notamment en est une bonne explication. En entrevue, je pose beaucoup de questions et on va en profondeur sur le sujet, pour que chacun se projette en télétravail de façon soutenue, sur plusieurs années. Parfois, certains me rappellent après l’entrevue pour me dire qu’ils y ont réfléchi et qu’ils pensent que ce n’est pas pour eux. C’est parfait! Tu sais, c’est bien mieux pour la personne, comme pour nous, de le savoir en amont, que de le réaliser après un mois, deux mois, trois mois de formation, une fois en poste. Donc le télétravail attire et exige plutôt un profil d’individu qui aime travailler dans l’autonomie et aussi par résultats.

Stéphanie : Donc, avec les années vous vous êtes rendu compte qu’il y a un profil de personnes pour qui le télétravail convient mieux qu’à d’autres, et cet aspect fait partie de votre processus de recrutement dès le départ.

Sara : Absolument. On a développé plein d’outils pour s’adapter et pour bien opérer, bien communiquer, mais il y a certains profils de personnes pour qui le télétravail n’est juste pas fait pour eux. Par exemple, si quelqu’un a besoin de beaucoup de social et de proximité. C’est important de bien se connaître, et de bien connaître les besoins du milieu du travail et aussi nos modes d’apprentissage.

Stéphanie : On parle beaucoup de télétravail, vous offrez aussi à vos employés toute une gamme d’avantages sociaux traditionnels et innovants. Quels sont-ils?

Sara : Bien de façon plus conventionnelle, on a une couverture d’assurance collective, on a une participation qui est évolutive au régime enregistré d’épargne-retraite, et on a un programme de vacances qui est plus généreux que celui qu’exige la CNESST. En matière d’avantages innovants, on en a plusieurs, notamment la flexibilité d’horaire. Ça fait partie de nos valeurs d’entreprise. La qualité de vie au travail, pour nous, c’est de la flexibilité, c’est de la conciliation famille-travail. Ce n’est pas du 9 à 5 absolument. C’est en respect aussi avec l’horloge biologique des gens. Par exemple, il n’y a aucun souci pour quelqu’un qui est plus matinal à travailler de 7 à 3, ou à l’inverse pour quelqu’un qui est moins matinal de travailler en soirée!

Stéphanie : La nature de vos activités exige aussi une certaine flexibilité, par exemple les événements que vous gérez ne sont pas toujours la semaine entre 9 h et 17 h, il peut y en avoir en soirée et la fin de semaine.

Sara : Tout à fait. Offrir à nos employés une flexibilité d’horaire, c’est le retour d’ascenseur. Parfois on a besoin qu’ils soient disponibles de soir et de fin de semaine, parce que les événements de nos clients le demandent. Parfois, ce sont des réunions en soirée aussi, ou très tôt le matin, à l’extérieur des heures de travail régulières. Nos clients sont des bénévoles, et comme l’action de bénévolat ne s’effectue pas toujours sur le temps de travail, il faut cette flexibilité-là de la part de nos employés. Alors pour nous, c’est le retour d’ascenseur d’offrir à nos employés d’ajuster leur horaire. S’ils veulent faire quatre jours semaine, faire quatre jours et demi, c’est libre à chacun. La seule exigence, c’est une bonne communication à l’interne, bien communiquer leur disponibilité versus leur indisponibilité sur les heures conventionnelles de bureau.

Stéphanie : Tu parlais de plusieurs avantages innovants. Quels sont les autres avantages que vous offrez?

Sara : On offre aux employés la possibilité de faire du télétravail à l’étranger jusqu’à deux mois par année. Pour nous, ça fait partie des avantages sociaux. Le deux mois est important parce que c’est la limite assurable avec les assurances collectives. On a des gens qui vont dans le Sud, louent un condo et travaillent deux mois à l’étranger l’hiver. Certains de nos employés sont des immigrants et profitent de l’avantage pour aller visiter leur famille. Ils prennent leurs deux semaines de vacances et ils télétravaillent un mois additionnel à distance. Ça leur permet de reconnecter avec la famille et les amis de leur pays d’origine.

Stéphanie : Intéressant! Avez-vous une politique qui encadre le décalage horaire, les communications, la sécurité des données, etc.?

Sara : Oui, absolument. C’est nécessaire parce que oui, on est très flexibles, mais si on travaille avec un décalage de 5 à 6 h, là c’est sûr qu’il y a des attentes de disponibilité. Il faut adapter son horaire à l’étranger pour être quand même minimalement disponible 4 h par jour sur l’horaire québécois, joignable à distance. Et ce, pour ne pas créer trop de déconnexion et de stress avec l’équipe qui reste au Québec, et pour éviter qu’il y ait trop d’écart entre les équipes.

Stéphanie : Ça doit être quand même très apprécié comme avantage!

Sara : C’est vraiment très apprécié, à la fois de gens qui sont sur des PVT [Permis Vacances-Travail] ici au Québec, que pour les gens d’ici qui ont comme projet de vie de travailler à l’étranger un mois, deux mois de leur vie. C’est très apprécié aussi de la nouvelle génération, de ceux qui font plus dans le digital nomad, un mode de vie et de travail de plus en plus en vogue. C’est très attirant pour ces personnes!

Stéphanie : Le fait d’offrir cet avantage a-t-il amené des personnes à considérer l’idée, alors qu’elles n’auraient pas pensé à le faire autrement?

Sara : Oui! J’ai eu des commentaires d’employés en ce sens, quand ils ont vu dans le programme d’avantages sociaux la possibilité de télétravailler à l’étranger. Ou même, de voir des collègues qui le font, c’est sûr que ça a fait naître des projets chez certaines personnes. Et c’est beau de voir ça!

Stéphanie : Ça doit entraîner des dynamiques intéressantes quand, autour de la table, il y a quelqu’un à Montréal, quelqu’un à Québec, puis quelqu’un au Costa Rica, disons!

Sara : Tellement! Puis je me fais un devoir de faire toujours un clin d’œil lors de nos appels d’équipes en le spécifiant quand une personne est avec nous en direct d’un autre pays. Ça crée un petit engouement, c’est certain.

Stéphanie : Oh super! C’est vraiment, vraiment le fun comme avantage. Je suis une voyageuse, donc c’est clair que c’est quelque chose qui m’aurait amenée à considérer un employeur plus qu’un autre. Y a-t-il un autre avantage innovant dont tu aimerais nous parler?

Sara : Oui! Celui-là, on l’appelle le coin des bons coups. C’est comme une banque de bons coups! Mensuellement, chaque personne dans l’équipe a un nombre de points à attribuer à des collègues qui se sont démarqués au niveau de la collaboration. Chaque personne reçoit des bons coups de ses collègues tous les mois. Trimestriellement, on envoie le relevé des bons coups aux membres de l’équipe, et chacun reçoit les remerciements qui lui sont envoyés, signés des collègues qui les adressent. « Merci Jonathan* de ton aide pour tel événement. Merci Marie-Anne* pour ton accompagnement dans telle formation. » Les bons coups peuvent éventuellement être transformés en cadeaux de reconnaissance. On a un catalogue de produits et ils peuvent choisir d’échanger leurs points contre des cartes-cadeaux, des journées de congé additionnelles, des Apple Watch, etc. Certains accumulent leurs points durant l’année pour s’offrir une plus belle gâterie au moment opportun. C’est vraiment une reconnaissance reliée aux bons coups attribués.

*Noms fictifs

Stéphanie : Wow! Ils sont payés pour s’entraider! Ce n’est pas juste de la reconnaissance verbale, ça se transforme en quelque chose de tangible. Je trouve ça vraiment intéressant, puis aligné avec vos valeurs aussi.

Sara : Oui, on est beaucoup dans la reconnaissance et dans la collaboration. Évidemment, c’est moins évident d’exprimer notre reconnaissance en télétravail que quand on est en personne. Et c’est aussi moins évident de voir l’impact de notre aide ou de notre collaboration sur nos collègues. Donc le coin des bons coups nous permet de faire ça.

Stéphanie : Parlant de collaboration, comment faites-vous pour garder l’esprit d’équipe vivant? Je sais que vous organisez des événements, vous avez aussi des journées de travail en personne de temps en temps, et différentes activités d’entreprises.

Sara : Oui, en fait on a plusieurs comités sociaux. On a un comité bonheur qui est en charge d’organiser des événements de bien-être et des événements sociaux. On a un comité anniversaire qui est responsable de souligner les anniversaires de naissance, mais aussi les anniversaires professionnels des gens. On a un comité des Fêtes qui s’occupe des célébrations en décembre, et on a un comité vert qui voit à l’écoresponsabilité de nos événements (on est moins ici dans le social, mais plutôt dans la responsabilité sociale). Et on a un comité stratégique qui est responsable du climat de travail et de l’esprit d’équipe de façon générale. Ce comité-là organise de une à deux fois par année des journées d’équipes corporatives, où tous sont invités à participer. La dernière journée, on a fait des Olympiades. Les Olympiades de L’ASSOCIÉ. Il y avait des jeux, on mettait en compétition les équipes de travail l’une contre l’autre, mais de façon très ludique et sympathique. Ces journées sont vraiment des moments de ressourcement et de team building, justement pour renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe. Et aussi, chaque équipe de travail a un budget annuel, sur lequel la direction n’a aucun droit de regard. Certaines équipes se louent un chalet pour faire des journées de brainstorm tout le monde ensemble. D’autres font des sorties au spa, ou utilisent le budget pour aller souper ensemble. Certaines équipes sont un petit peu plus dans la fréquence, et se louent des salles pour coworker tout le monde ensemble à des périodes fixes. Bref, c’est l’équipe qui décide de l’allocation de son budget. C’est ce qui remplace nos frais de locaux, finalement. Le budget est donné aux équipes qui doivent vraiment s’auto-organiser. Le chargé de projet de l’équipe a quand même un mandat de cohésion d’équipe avec ce budget, donc l’idée c’est d’organiser des journées ou des moments qui sont propices à renforcer l’équipe et à tisser des liens entre les membres.

Stéphanie : Toujours très aligné avec vos valeurs d’autonomie, de flexibilité et de collaboration. J’adore ça! Et puis, j’imagine que vous fournissez aussi de l’équipement à vos employés?

Sara : Absolument! On fournit tout le matériel de bureau : bureau, chaise, écran, ordinateur, clavier, souris, système de papeterie. On essaie d’épurer les imprimantes, d’avoir une gestion sans papier le plus possible, mais il y a certains postes à l’interne où c’est plus difficile d’opérer pleinement sans imprimante. C’est à peu près le seul équipement qu’on passe au conseil!

Stéphanie : Je suis curieuse aussi d’en savoir plus sur votre style de gestion. Tu m’as parlé des équipes, qui sont quand même autonomes, avec un chargé de projet, donc on parle d’une structure qui est plutôt aplanie?

Sara : Tout à fait. On a des ressources en soutien, mais en toute franchise, il y a très peu de hiérarchie chez L’ASSOCIÉ. On a des chefs d’équipe, si je peux dire, qui sont les chargés de projets de chacun des îlots de travail, qui coordonnent les ressources et les mandats des clients. Mais au-delà de ça, on fonctionne principalement par un mode de gestion qui est axé sur les résultats et sur la confiance. On ne pourrait pas réussir à gérer 40 associations, près de 10 000 memberships et plus d’une centaine d’événements par année, sans la confiance. Il n’y a pas de monitor des écrans chez L’ASSOCIÉ, il n’y a pas non plus de check-in et check-out. J’y reviens, c’est la gestion par résultats qui est vraiment importante. Et en événementiel, ça demeure relativement simple à faire. Il y a un jour J, où il faut arriver bien préparé, que tout soit bien planifié. Et puis, il y a quand même des livrables tangibles qui se traduisent en taux de participation, taux de partenariat, des sondages d’appréciation des participants après les événements. Chaque équipe est très mobilisée vis-à-vis de la réussite de nos clients. Et c’est cet engagement client qui fait en sorte aussi que l’engagement et la mobilisation sont au rendez-vous pour l’équipe. Donc la confiance s’implante très aisément.

Stéphanie : Je sais que c’est une crainte pour certains employeurs qui se demandent si les employés en télétravail travaillent vraiment quand ils sont à la maison… Tout est une question de confiance.

Sara : Mais tu sais, le présentéisme, il y en a partout. Il y en a dans les lieux de travail, comme à la maison. Ce n’est pas parce qu’on est présent physiquement qu’on est présent mentalement. Donc je pense que la responsabilité de l’employeur c’est d’être mobilisant, engageant et de donner des défis aux gens. Chez L’ASSOCIÉ, c’est extrêmement clair et nos attentes sont bien communiquées, tout comme les objectifs de l’année. Mais encore là, ça ne part pas que du haut! Je demande aux équipes ce qu’elles veulent réaliser durant l’année, leurs objectifs, ce qu’elles aimeraient voir pour leurs clients. Et je leur demande aussi comment on peut les soutenir à réaliser leurs projets, les aider dans leurs défis. C’est comme ça qu’on arrive à mobiliser nos équipes.

Stéphanie : Les gens sont aussi en contact direct avec le résultat de leur travail. Ça compte ça aussi!

Sara : Il n’y a rien de plus valorisant que d’être dans son événement puis de le voir, de le vivre. Bien souvent, ça fait un an qu’ils travaillent dessus. C’est extrêmement valorisant et mobilisant pour toutes les équipes. C’est très concret comme résultat.

Stéphanie : C’est vraiment super intéressant. Je pourrais continuer à parler de tout ça pendant des heures! Ce que j’aimerais te poser comme question pour conclure, c’est : que dirais-tu aux employeurs qui ont des réticences ou des défis avec le télétravail? L’expérience de L’ASSOCIÉ peut certainement en inspirer plusieurs!

Sara : Deux choses, mais je commencerais par une petite parenthèse : Je n’ai pas la prétention d’être une experte en télétravail, j’apprends moi-même tous les jours et je m’adapte encore, malgré que ça fait 13 ans que je le vis, que je le bâtis. Mais avec le recul et ces 13 années d’expérience, j’aurais peut-être deux petits conseils : la confiance et l’écoute. J’y reviens, mais vraiment la confiance est un élément fondamental. Il faut être dans la transparence, dans la communication, et être dans l’authenticité. Tu sais, la transparence, si on la demande, il faut la donner aussi. C’est ce qui rend le message clair et mobilisant pour les employés. La transparence, c’est aussi dans notre attitude, dans le respect. Ensuite, l’écoute. Être dans l’écoute et dans la rétroactivité, c’est super important. On les voit les signes. Ce n’est pas parce qu’on est en virtuel qu’on ne le voit pas quand quelqu’un ne va pas bien. C’est très important d’en parler tout de suite et de l’adresser quand on remarque quelque chose de différent. Et c’est là que les gens nous en sont reconnaissants, parce qu’ils ne se sentent pas isolés. Voilà.

Stéphanie : Ce fût une rencontre vraiment fascinante. Merci pour ta générosité et pour toutes ces riches informations.

 

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